Procédure de Night Audit

Sommaire

La Procédure de Night Audit définit les étapes nécessaires pour effectuer les tâches de vérification et de réconciliation des transactions à la fin de chaque journée. Elle comprend la vérification des transactions de la journée, la réconciliation des comptes, la préparation des rapports de fin de journée et la gestion des erreurs de facturation. Cette procédure vise à garantir l'exactitude des enregistrements financiers et à préparer l'hôtel pour la nouvelle journée.

Description Détailée

1. Vérification des Transactions de la Journée

   • Objectif : S'assurer que toutes les transactions effectuées au cours de la journée sont correctement enregistrées et traitées.
   • Description : Examiner toutes les transactions enregistrées dans le système de gestion de l'hôtel pour vérifier leur exactitude (réservations, check-ins, check-outs, ventes, paiements). Comparer les transactions avec les tickets de caisse, les factures et les confirmations de paiement. Identifier et corriger les erreurs ou les omissions dans les enregistrements. Assurer que toutes les transactions sont correctement attribuées aux bons comptes et aux bons clients.

2. Réconciliation des Comptes

   • Objectif : Vérifier que les comptes financiers de l'hôtel sont équilibrés et précis.
   • Description : Réconcilier les comptes de caisse avec les reçus et les transactions enregistrées. Vérifier les soldes des comptes clients et des comptes fournisseurs pour s'assurer qu'ils correspondent aux enregistrements. Comparer les rapports de vente avec les fonds reçus et les comptes bancaires pour garantir l'exactitude. Identifier les écarts et les résoudre en ajustant les enregistrements ou en effectuant des corrections nécessaires. Préparer les documents de réconciliation pour examen et archivage.

3. Préparation des Rapports de Fin de Journée

   • Objectif : Générer des rapports financiers et opérationnels pour clôturer la journée et préparer le début de la nouvelle journée.
   • Description : Compiler les données financières et opérationnelles de la journée, y compris les ventes, les paiements, les réservations, et les dépenses. Préparer des rapports détaillés pour la direction, incluant les résumés des performances, les revenus, les dépenses et les écarts par rapport aux prévisions. Générer des rapports de clôture pour les différents départements de l'hôtel (réception, restauration, services, etc.). Distribuer les rapports aux parties prenantes concernées pour révision et prise de décision.

4. Gestion des Erreurs de Facturation

   • Objectif : Identifier et corriger les erreurs de facturation pour maintenir la précision des comptes clients et des transactions.
   • Description : Examiner les factures générées au cours de la journée pour détecter les erreurs (montants incorrects, articles non facturés, doublons). Contacter les clients pour résoudre les problèmes de facturation et émettre des ajustements ou des crédits si nécessaire. Mettre à jour les enregistrements financiers pour refléter les corrections apportées. Documenter les erreurs de facturation et les mesures correctives prises pour éviter leur récurrence.

Points Clés à Considérer

• Précision : Assurer une précision totale dans la vérification des transactions et la réconciliation des comptes.
• Délai : Effectuer le night audit en temps opportun pour garantir que les rapports sont prêts pour le début de la nouvelle journée.
• Documentation : Maintenir une documentation complète et précise des transactions, des réconciliations et des erreurs de facturation.
• Communication : Collaborer avec les autres départements pour résoudre les problèmes de facturation et améliorer les processus de gestion.

Cette procédure vise à garantir que toutes les transactions de la journée sont correctement vérifiées et enregistrées, que les comptes sont équilibrés et que les erreurs de facturation sont corrigées, tout en fournissant des rapports précis pour la direction et préparant l'hôtel pour la nouvelle journée.