Procédure de Service Achat

Sommaire

La Procédure de Service Achat décrit les étapes nécessaires pour gérer efficacement le processus d'achat à l'hôtel. Elle couvre la demande de devis, la sélection des fournisseurs, la passation de commande, la réception des marchandises et la gestion des retours. Cette procédure vise à assurer des achats de qualité, à des prix compétitifs, tout en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs et en garantissant la disponibilité des produits nécessaires.

Description Détailée

1. Demande de Devis

   • Objectif : Obtenir des offres compétitives pour les produits et services nécessaires.
   • Description : Identifier les besoins en produits et services en collaboration avec les départements concernés. Rédiger une demande de devis (RFQ) détaillée précisant les spécifications, quantités et délais de livraison. Envoyer la demande de devis à plusieurs fournisseurs potentiels. Comparer les devis reçus en termes de prix, qualité, délais de livraison et conditions de paiement. Documenter les devis reçus pour référence future.

2. Sélection des Fournisseurs

   • Objectif : Choisir les fournisseurs les plus aptes à répondre aux besoins de l'hôtel.
   • Description : Évaluer les fournisseurs en fonction de leurs réponses aux demandes de devis, de leur réputation, de leur stabilité financière et de leurs références. Organiser des réunions ou des visites chez les fournisseurs pour mieux comprendre leurs capacités. Négocier les termes et conditions pour obtenir les meilleures offres. Sélectionner les fournisseurs en fonction de critères objectifs et documentés. Établir des accords contractuels clairs avec les fournisseurs choisis.

3. Passation de Commande

   • Objectif : Formaliser et envoyer les commandes aux fournisseurs sélectionnés.
   • Description : Préparer des bons de commande détaillés reprenant toutes les spécifications convenues (produits, quantités, prix, délais de livraison, conditions de paiement). Obtenir les approbations nécessaires avant de passer la commande. Envoyer les bons de commande aux fournisseurs et obtenir leur confirmation écrite. Enregistrer les commandes dans le système de gestion des achats de l'hôtel. Suivre les commandes pour s'assurer qu'elles sont traitées et livrées dans les délais convenus.

4. Réception des Marchandises

   • Objectif : Vérifier et accepter les produits livrés par les fournisseurs.
   • Description : Préparer les installations pour la réception des marchandises. Vérifier les quantités et la qualité des produits livrés par rapport aux bons de commande et aux spécifications convenues. Documenter toute divergence ou dommage constaté lors de la réception. Enregistrer les marchandises reçues dans le système de gestion des stocks de l'hôtel. Informer les départements concernés de la disponibilité des nouveaux stocks.

5. Gestion des Retours

   • Objectif : Gérer efficacement les retours de marchandises non conformes ou défectueuses.
   • Description : Identifier les produits non conformes ou défectueux lors de la réception ou après utilisation. Informer le fournisseur concerné des problèmes rencontrés et négocier les conditions de retour ou de remplacement. Préparer et envoyer les produits défectueux ou non conformes aux fournisseurs en suivant les procédures de retour établies. Suivre les retours pour s'assurer qu'ils sont traités rapidement et que les remplacements ou remboursements sont effectués. Documenter les retours et analyser les causes pour prévenir les problèmes futurs.

Points Clés à Considérer

• Transparence : Maintenir une documentation claire et complète à chaque étape du processus d'achat.
• Qualité : Prioriser la qualité des produits et services tout en gardant un œil sur les coûts.
• Communication : Assurer une communication efficace avec les fournisseurs et les départements internes.
• Suivi : Suivre les commandes et les retours de manière proactive pour éviter les interruptions de stock et les retards.

Cette procédure vise à optimiser le processus d'achat de l'hôtel, à garantir la qualité des produits et services fournis et à maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs tout en assurant la disponibilité des articles nécessaires pour le bon fonctionnement de l'hôtel.