Le suivi du recouvrement des clients est une procédure essentielle en hôtellerie et restauration. Il permet de garantir l'encaissement des créances, d'améliorer la trésorerie et de limiter les impayés.
La première étape consiste à identifier les clients débiteurs : agences de voyage, entreprises, groupes, événements ou clients individuels en facturation différée.
Un registre des créances clients est mis en place avec les informations suivantes : nom du client, montant dû, date de facturation, échéance de paiement et statut de la dette.
Des relances sont effectuées selon un planning structuré :
Les échanges avec les clients sont documentés pour assurer la traçabilité du suivi.
Un suivi régulier des encaissements est réalisé afin de vérifier les paiements reçus et de mettre à jour les comptes clients.
Des rapports de recouvrement sont générés pour analyser les créances en retard et identifier les clients à risque.
En cas de non-paiement prolongé, des actions spécifiques peuvent être engagées : suspension de service, négociation d'un échéancier ou recours à des procédures légales.
Une coordination est assurée entre le service financier, la réception et la direction pour garantir un suivi efficace.
Des indicateurs de performance sont utilisés : délai moyen de recouvrement, taux d'impayés et taux de recouvrement.
Enfin, cette procédure permet de sécuriser les revenus et d'assurer la stabilité financière de l'établissement.
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